Processo Operacional – Abertura de Chamados Relacionados ao SEI

Identificação

Objetivo

Garantir que, ao abrir um chamado a partir de uma solicitação via SEI destinada a outra pessoa (cadastro, alteração ou outra ação), o campo E-MAIL seja preenchido com o e-mail de quem solicitou o serviço (autor do chamado), e não com o e-mail de quem será beneficiado.

Fluxo resumido

Processo 1 - Abertura do chamado com o e-mail correto

Processo 2 - Abertura de chamado para usuário externo

Processo referente às solicitações de liberação de cadastro de usuário externo no SEI, recebidas por e-mail. O usuário externo é a pessoa física ou jurídica que, sem vínculo com a Prefeitura do Recife, precisa acessar processos específicos no SEI (ex.: fornecedores, representantes de empresas, entre outros).

PROCESSO 2 Liberação de Cadastro de Usuário Externo no SEI Sistemas Remoto ▾

Responsável: Central de Serviços / Sistemas Remoto

Quando: Solicitação recebida por e-mail

Sistema: SEI – Cadastro de Usuário Externo

Categoria no GLPI: Para este processo, utilize a categoria abaixo:

• USUÁRIO – LIBERAÇÃO DE PERFIL DE ACESSO (DOCUMENTO EXTERNO)

Portal do Usuário Externo: O link portalsei.recife.pe.gov.br/cadastrar-usuarioexterno é acessado normalmente pelo próprio usuário. Por esse portal, o usuário realiza o cadastro e baixa o PDF do Termo de Declaração de Concordância e Veracidade.

Nº	Ação / Descrição	Responsável	Observação
1	O usuário externo envia um e-mail solicitando a liberação do seu cadastro como usuário externo no SEI, anexando a documentação exigida.	Usuário Externo	O e-mail é a solicitação formal e deve conter os anexos descritos em "Documentos exigidos".
2	Abrir o chamado com as informações do solicitante (nome completo, CPF, telefone e e-mail) e avisar a equipe Sistemas Remoto.	Central de Serviços	Os dados do solicitante são extraídos do próprio e-mail recebido.
3	Receber o chamado, abrir o e-mail original do usuário e conferir os documentos anexados.	Sistemas Remoto	Conferir cada anexo individualmente antes de prosseguir com a liberação.
4	Verificar se os documentos atendem aos requisitos exigidos (ver "Documentos exigidos" abaixo).	Sistemas Remoto	Caso algum documento esteja ausente ou incorreto, solicitar a correção ao usuário antes de liberar o acesso.
5	Estando os documentos corretos, realizar a liberação do acesso do usuário externo no SEI.	Sistemas Remoto	Acessar o SEI e seguir o caminho Administração → Usuários Externos → Listar. Pesquisar o solicitante, clicar em Alterar Usuário e marcar a caixa Liberado.
6	Responder o e-mail do usuário informando que o acesso foi liberado com sucesso.	Sistemas Remoto	Utilizar o e-mail padrão de resposta do Saúde Digital Atende.
7	Preencher as informações finais do chamado e encerrá-lo.	Sistemas Remoto	Chamado deve ser fechado somente após a confirmação da liberação do acesso.

Documentos exigidos

• Cópia digitalizada de documento de identificação civil no qual conste o CPF.
• Autorretrato (selfie) segurando o documento de identificação (ex.: CNH, RG, Passaporte, etc.).
• Cópia digitalizada de procuração, termo de posse, ata ou outro documento que comprove a representação, caso o usuário externo esteja representando alguma organização pública ou privada.
• "Termo de Declaração de Concordância e Veracidade" preenchido e assinado via GOV.BR.

Modelos de referência

Figura 2 – Exemplo de e-mail de solicitação recebido em saudedigitalatende@recife.pe.gov.br, com os anexos exigidos. Dados pessoais do solicitante e a miniatura dos anexos foram ocultados.

Figura 3 – Modelo de chamado aberto no GLPI pela Central de Serviços, com os dados da solicitação. Dados pessoais do solicitante foram ocultados.

Figura 4 – Modelo de e-mail de resposta enviado pela equipe Sistemas Remoto, confirmando a liberação do acesso.

Liberação no SEI: Essa etapa é realizada dentro do próprio sistema pela equipe Sistemas Remoto. Acessar Administração → Usuários Externos → Listar, pesquisar o solicitante, clicar em Alterar Usuário e marcar a caixa Liberado para liberar o acesso.

Atenção: A liberação do cadastro dá ao usuário externo apenas o acesso ao sistema SEI. Ela não concede automaticamente permissão para visualizar ou atuar em nenhum processo específico — essa autorização depende exclusivamente da unidade ou pessoa responsável pela criação do processo. Caso o usuário não consiga visualizar o processo após a liberação, ele deve entrar em contato diretamente com a unidade/pessoa que originou o processo.

Processo 3 - Cadastro de Usuário SEI

Processo para abertura e categorização, no GLPI, de solicitações de cadastro de usuário recebidas por meio de documento no SEI.

PROCESSO 3 Cadastro de Usuário SEI Central de Serviços ▾

Responsável: Central de Serviços

Quando: Documento de solicitação recebido via SEI

Sistemas: SEI / GLPI

Categoria no GLPI: SISTEMAS DE GESTÃO > SEI > USUÁRIO - CADASTRO DE USUÁRIO

Nº	Ação / Descrição	Responsável	Observação
1	Receber a solicitação originada no SEI, acompanhada do respectivo documento para abertura do chamado.	Central de Serviços	A demanda registrada no SEI constitui a solicitação formal que dará origem ao chamado no GLPI.
2	Criar um novo chamado e preencher os campos: Entidade: Unidade do solicitante; Tipo: Requisição; Categoria: SISTEMAS DE GESTÃO > SEI > USUÁRIO - CADASTRO DE USUÁRIO; Origem da Requisição: SEI; Localização: Setor do solicitante; Atribuído: SISTEMAS REMOTO.	Central de Serviços	Conferir a unidade, o setor e a categoria antes de prosseguir.
3	Preencher o chamado com os dados do solicitante: Nome completo; Função; Setor do solicitante; CPF; E-mail.	Central de Serviços	Os dados devem corresponder ao autor da solicitação.
4	Registrar, no campo Descrição da Solicitação, as informações do usuário que será cadastrado: Nome completo; CPF; E-mail; Cargo; Unidade; Matrícula (opcional); Telefone (opcional).	Central de Serviços	Diferenciar os dados do solicitante dos dados do usuário que será cadastrado.
5	Informar no chamado os dados complementares: Data; Hora; Número do protocolo; Número do documento.	Central de Serviços	Utilizar os dados do respectivo processo no SEI.
6	Criar o chamado e conferir se todas as informações foram preenchidas corretamente, principalmente os dados do solicitante e as informações registradas na descrição da solicitação.	Central de Serviços	Realizar a conferência antes de concluir a abertura.
7	Após salvar o chamado, confirmar que ele foi encaminhado para SISTEMAS REMOTO.	Central de Serviços	O chamado deve ser direcionado à equipe Sistemas Remoto para continuidade do atendimento.
8	Registrar o número do chamado gerado no bloco de notas (anotações) do respectivo processo no SEI, para que os técnicos identifiquem que o chamado foi atendido e para manter a rastreabilidade entre o processo e o atendimento.	Sistemas Remoto	Realizar o registro após o atendimento, mantendo o número do chamado vinculado ao processo de origem.
Evidência visual da Etapa 8 Figura 5 – Localização do processo no Controle de Processos do SEI. Identificadores pessoais desfocados. Figura 6 – Registro do número do chamado no bloco de notas (anotações) do processo SEI. Dados pessoais desfocados.

Rastreabilidade: O atendimento somente é concluído após a equipe Sistemas Remoto registrar o número do chamado no bloco de notas (anotações) do processo no SEI.

Template do SEI

O próprio template de descrição utilizado no SEI já traz as duas regras que devem ser seguidas ao preencher o campo E-MAIL.

Figura 1 – Template de descrição do SEI, com os campos e as observações de preenchimento do E-MAIL.

Pontos de Atenção

• O campo E-MAIL deve permanecer sempre em letras maiúsculas, exatamente como no template. Não alterar para "e-mail" ou "Email".
• O campo E-MAIL recebe sempre o e-mail do autor do chamado (solicitante), nunca o de quem será beneficiado pelo serviço.
• Em solicitações com vários e-mails envolvidos, os demais devem ser informados na DESCRIÇÃO, nunca no campo E-MAIL.
• Se o e-mail do solicitante não constar no documento, localizar em Administração → Usuários → Listar → Consultar no SEI.
• Quem recebe as notificações do chamado é sempre o solicitante, nunca o beneficiário do serviço.
• Na liberação de usuário externo, todos os quatro documentos exigidos devem ser conferidos antes da liberação do acesso. Não liberar o cadastro com documentação incompleta.
• Liberar o acesso do usuário externo não concede automaticamente permissão de visualização em processos específicos; essa autorização é de responsabilidade da unidade que criou o processo.

Histórico de Revisão